La crisis sanitaria desatada por el COVID-19 ha hecho que las empresas aceleren su proceso de digitalización. En este trance, algunos han visto la transformación digital como un gasto, mientras otros han encontrado en ella una oportunidad. Si inviertes en la tecnología adecuada, podrás optimizar los procesos de negocio y reducir costos. Al inicio, esto no es tarea fácil. Existe un sinnúmero de herramientas digitales disponibles. Por eso, en este post compartiremos las mejores apps de productividad para hacer crecer tu pyme.

El objetivo de todo empresario es lograr un negocio rentable, escalable y sostenible. Si tienes un producto de valor y una buena estrategia de marketing, la tecnología se convierte en un factor clave para tu empresa. Para poder escoger las herramientas más adecuadas para tu negocio, tienes que tener claro tus objetivos y el tamaño de tu empresa. Lo ideal será que encontrar aquellas que te permitan obtener mayor productividad al menor costo.  

A continuación, compartimos un listado de herramientas en español con planes freemium que te permitirán mejorar la productividad de tu empresa.

Apps para mejorar la productividad de tu empresa

En el Perú, el 95% de las empresas pertenecen al sector de la micro y pequeña empresa (mype). De acuerdo al Banco de Desarrollo de América Latina (CAF), el Perú es uno de los países más rezagados de la región en cuanto a productividad. Esto se debe a los altos niveles de informalidad presentes en la mayoría de las mypes y pymes de nuestro país.

En los últimos tres años, la productividad laboral del sector formal ha sido siete veces más alta que la correspondiente al sector informal, según la Cámara de Comercio de Lima (CCL). La digitalización es una de las claves que puede mejorar la productividad de tu empresa y de tus empleados.

Productividad de cada empleado

Todoist

Esta app es un gestor de tareas. Todoist tiene 13 años de trayectoria y las de 150 millones de clientes. No importa si eres madre de familia, si tienes tu negocio o eres dueño de Amazon. Esta herramienta te ayuda a organizar y priorizar tus tareas y proyectos fácilmente. De este modo, serás capaz de saber en qué debes trabajar.

Todoist se caracteriza por su gran versatilidad y capacidad de adaptarse a cada usuario. Esta app freemium te permite descargar y usar la herramienta de forma gratuita con funcionalidades limitadas. Si deseas acceder a más funciones, puedes pagar por la versión premium.

Esta app es compatible con prácticamente todas las plataformas móviles o de escritorio. Además, la puedes integrar con correos como Outlook y Gmail o, incluso, con otras apps como Slack.

Trello

Otro gestor de tareas es Trello. En ella puedes crear tableros de trabajo para ordenar tareas en diferentes columnas. Por ejemplo, puede crear un tablero con columnas de tareas pendientes, en progreso, en espera o finalizadas.

A las tareas que añadas puedes ponerles etiquetas para diferenciarlas a simple vista. Además, en cada tarjeta que creas como tarea, puedes asignar a miembros de tu equipo, añadir comentarios y crear checklists. Esta herramienta es muy útil para potenciar la productividad de tus trabajadores.

Esta app tiene una versión gratuita que es más que suficiente para empezar. Pero si tu negocio es más grande, puedes optar por la versión de pago que tiene funciones mejoradas.

Notion

Esta app de productividad es muy potente. No está en español pero vale la pena mencionarla. Notion es una herramienta multiplataforma con diseño minimalista y apta para trabajadores en solitario o grandes equipos. Con ella puedes crear listas de tareas, calendarios, tablas, textos, tableros de trabajo, etc.

Notion no solo es una app, sino una especie de suite de opciones para organizar tu trabajo e ideas. Puede que al inicio sea un poco difícil de usar, pero cuando le agarras el truco, será tu navaja suiza para organizar tareas.

Su versión gratuita es más que suficiente para acceder a las funcionalidades necesarias. El objetivo de Notion es posicionarse como la única app que necesitas a nivel profesional. Con ella verás que la productividad no es algo difícil de alcanzar.

Productividad de la empresa

TeamWork

En una empresa tener visibilidad del avance de cada proyecto es clave. Una herramienta que te ayuda a gestionar proyectos es Teamwork. Esta app te permitirá llevar tu trabajo en equipo a otro nivel, a través de un entorno intuitivo y fácil de usar.

Dentro de la plataforma podrás empezar tus proyectos, añadir hitos al proyecto y tareas a ejecutar. Además, tendrás la posibilidad de hacer seguimiento de la duración de cada acción dentro del proyecto.

Por otro lado, cuenta con un panel de control donde podrás ver un resumen de las actividades de tus proyectos y sus hitos en los próximos tres meses. Esta app freemium es ideal para equipos de marketing, de producto, de servicios profesionales y de asistencia técnica.

Apps para mejorar la comunicación en tu empresa

Comunicación interna

GSuite

Google tiene una suite de herramientas de productividad dirigidas para pequeñas y medianas empresas llamada GSuite. Este conjunto de apps cuenta con correo electrónico corporativo con Gmail y las videoconferencias con Meet. Además, te permite almacenar datos en la nube y usar archivos compartidos con Drive.

Con esta plataforma podrás disfrutar de todas las herramientas que tu equipo necesita para trabajar desde casa u oficina. Además, GSuite tiene la ventaja de utilizar la mayoría de apps de Google que todos conocen. Si deseas probarla para optimizar los procesos en tu empresa, puedes aprovechar el periodo de prueba gratis de 14 días.

Slack

Slack es un herramienta colaborativa que permite la comunicación entre miembros y equipos de trabajo. Esta app permite el intercambio de mensajes en canales temáticos para cada equipo de la empresa.

A través de las salas de chats de Slack es posible mantener una comunicación fluida de forma remota. Con ella podrás crear un espacio de trabajo donde la comunicación y la coordinación de tareas son más eficientes. Así, las conversaciones cotidianas ya no se trasladan al correo corporativo.

Esta app cuenta con una versión gratuita que permite trabajar a equipos pequeños. Este plan te permite acceder a las funciones básicas de Slack. Además, tu equipo tiene acceso a 10 000 mensajes consultables, 10 aplicaciones e integraciones, videollamadas individuales y autenticación de dos factores.

Microsoft Teams

Otra herramienta de productividad para trabajar en equipo es Microsoft Teams. Esta app está disponible de para suscriptores de Microsoft 365 o cualquier usuario con una cuenta Outlook o Hotmail.

Esta es una plataforma unificada enfocada en comunicación y colaboración. Dentro de ella puedes crear un chat con distintos canales para organizar tus equipos de trabajo. Del mismo modo, tienes la posibilidad de enviar mensajes privados entre los trabajadores de tu empresa y realizar reuniones en vídeo.

Asimismo, Microsoft Teams permite el almacenamiento de datos en la nube y el intercambio de archivos. Esta herramienta es una alternativa interesante a Slack y GSuite.

Comunicación externa

La comunicación externa de una empresa es muy importante. En ella se puede invertir mucho dinero y, si no se hace adecuadamente, obtener un bajo retorno de la inversión (ROI). A través del email marketing y las redes sociales, tu empresa puede lograr: recuperar clientes dormidos, incrementar las ventas, conseguir la recurrencia y captar nuevos clientes.

MailChimp

Mailchimp es una plataforma de email marketing muy potente. Su versión gratuita está pensada para emprendedores y pymes. Te permite enviar como máximo 10 000 emails al mes a una base de datos de menor a 2 000 suscriptores.  

Con su editor de MailChimp puedes diseñar campañas atractivas de email marketing de forma rápida. La herramienta te ofrece plantillas premeditadas para elegir. Además, puedes cambiar el diseño del correo electrónico con solo arrastrar y soltar los elementos que desees utilizar en cada bloque.

Otra de las ventajas de esta herramienta es la segmentación y la organización de las listas de suscriptores. Con la versión gratuita tienes la opción de construir listas de envíos según tus necesidades. A esto se suma, el poder programar o automatizar diferentes acciones de email marketing, según la interacción de tus clientes. Además, esta plataforma cuenta con un sistema de medición y reportes de seguimiento muy potente.

Postoplan

Esta herramienta tiene las posibilidad es convertirse en una de las mejores apps para hacer crecer tu negocio. En España, donde el ecommerce está en auge, Postoplan ha sido calificado como la alternativa a Hootsuite. Esta app freemium permite realizar una gestión de redes sociales envidiable.

Con su versión gratuita puedes gestionar publicaciones en redes sociales como Facebook, Twitter. La versión de pago, que es muy económica, te permite publicar en el perfil de LinkedIn, el feed y stories de Instagram y grupos de Whatsapp. Además, ambos planes te permiten programar contenido para Google My Business y Telegram.

Esta herramienta no tiene límite de publicaciones o programaciones, siempre que se realizan de forma semanal. Por último, Postoplan también te dará ideas para tus publicaciones en un calendario de contenido. Cuenta con más de 700 guías informativas que te inspirarán.

Si tu intención es hacer crecer tu negocio y hacerlo más productivo, tómate un tiempo para evaluar las herramientas que hemos compartido en este post. Recuerda que el uso de nuevas tecnologías permiten simplificar procesos, tener una mejor administración, dar a conocer tu marca o mejorar las relaciones con tus clientes. Busca aquellas que se ajusten a tus necesidad y al tamaño de tu empresa para mejorar tu productividad en el día a día.